Tietosuojaselosteet

Työhakemusrekisteri

Henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen seloste Yrityspalvelu Voima Oy:n, Voima Rakentaminen Oy:n ja Työpalvelu Voima Oy:n yhteiselle työhakemusrekisterille.

Rekisterinpitäjät

Yrityspalvelu Voima Oy

Y-tunnus: 2409442-7

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Voima Rakentaminen Oy

Y-tunnus: 2749152-4

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Työpalvelu Voima Oy

Y-tunnus: 2516314-8

Hallituskatu 12

13100 Hämeenlinna

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Toimitusjohtaja Hannele Könnömäki

Yrityspalvelu Voima Oy / Voima Rakentaminen Oy / Työpalvelu Voima Oy

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

info@voima.info

Rekisterin nimi

Voiman työhakemusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työhakemusrekisteriin kerätään tietoja ja niitä käsitellään sekä säilytetään työnhakua varten, mahdollisen työsuhteen luomiseksi sekä arvioidessamme soveltuvuutta työtehtävään.

Henkilö antaa omalla suostumuksellaan luvan näiden tietojen käyttöön henkilötietolain (523/1999) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Työhakemusrekisteriin kerättävät tiedot:

  • Nimi
  • Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Koulutus- ja työhistoria
  • Yksilöityjä taitoja sekä osaamista
  • Kielitaito
  • Tiedot, millaista työpaikkaa henkilö etsii
  • Yrityksen ovi on lukittuna koko ajan.
  • Yrityksen kannettavat tietokoneet säilytetään lukitussa kaapissa tai vastaavassa työajan ulkopuolella.
  • Pääsy tietokoneille on suojattu vahvalla salasanalla.
  • Tietokoneet on suojattu ajantasaisella haittaohjelmistosuojauksella.
  • Hakijatietokantaan on lisäksi jokaisella käyttäjällä erillinen salasana.
  • Paperitulosteet ja -muistiinpanot säilytetään työpaikkakohtaisissa kansioissa, jotka säilytetään erikseen lukitussa kaapissa.
  • Henkilötietoja sisältäviä tietoja tulostettaessa, täytyy tulostus vapauttaa erikseen tulostimeen syötettävällä henkilökohtaisella salasanalla.
  • Tietoyhteys on suojattu asianmukaisin salauksin.

Rekisteriin tallentuvat kaikki tiedot, jotka henkilö antaa itsestään hakuprosessin aikana sekä valintaprosessin yhteydessä henkilöstä tehtävät muistiinpanot (esim. haastattelumuistiinpanot).

Suostumus tietojen käyttöön

Henkilö antaa itse suostumuksensa tietojensa käsittelyyn hakemusta jättäessään. Lupa annetaan erikseen avoinna olevan työpaikan ja muiden tehtävien osalta.

Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus perua antamansa suostumus OmaVoima -palvelussa. Tämä tapahtuu muokkaamalla omia tietoja ja muuttamalla ”suostumus”-kenttää.

Tietojen poistaminen

Tiedot poistetaan työhakemusrekisteristä henkilön pyytäessä tai kun tulee kuluneeksi kuusi (6) kuukautta työhakemuksen jättämisestä. Työnhakuun liittyvät tulosteet ja paperiset muistiinpanot poistetaan kuukauden sisällä työpaikan täyttämisestä lukittuun tietoturvasäiliöön, josta ne tuhotaan valvotusti.

Tehtäväkohtaiset hakemukset arkistoidaan kahdeksi vuodeksi, mikäli ilmenee tarvetta palata valintaperusteisiin myöhemmin. Näihin tietoihin on rajattu pääsy ja niitä käsitellään vain tarpeen vaatiessa.

Jos haluat tietosi poistettavan, ota yhteyttä info@voima.info

Säännönmukaiset tietolähteet

Työhakemusrekisterin tietolähteenä on hakija itse.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Työnhakijarekisterin tietoja säilytetään toiminnanohjausjärjestelmässä, joka sijaitsee suomalaisessa pilvipalvelussa.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterin tietojen käsittelyn periaatteet

Työhakemusrekisterin tietoja käsitellään sähköisesti ja manuaalisesti. Sähköinen käsittely tapahtuu toiminnanohjausjärjestelmässä sekä Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja Voima Rakentaminen Oy:n työntekijöiden tietokoneilla sekä Microsoftin OneDrive -palvelussa. Manuaalinen tietojen käsittely sisältää ansioluettelon ja hakemuksen tulostetut versiot.

Rekisterin tietoihin on pääsy toiminnanohjausjärjestelmän teknisillä asiantuntijoilla. Palvelun toimittava yritys on sitoutunut käsittelemään tietoja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti ja heidän henkilöstöllään on voimassa olevat salassapitosopimukset.

Rekisterin tietoja luovutetaan valintapäätöksen tekemistä varten asiakasyritykselle, johon henkilöä ollaan valitsemassa tai johon hänet on valittu työskentelemään. Ennen kuin rekisteröidyn tietoja annetaan käytettäväksi Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n tai Voima Rakentaminen Oy:n asiakasyritykselle, vahvistetaan tämä vielä erikseen rekisteröidyn kanssa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Työhakemusrekisterin tiedot on suojattu seuraavasti:

Koko Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja Voima Rakentaminen Oy:n henkilöstö on koulutettu tietosuojan osalta ja henkilöstö on allekirjoittanut erillisen salassapitosopimuksen henkilötietojen käsittelyn osalta.

Tietojen päivittäminen

Henkilöllä on oikeus ja mahdollisuus päivittää itseään koskevia tietoja OmaVoima-palvelussa tai ottamalla yhteyttä info@voima.info.

Tarkastusoikeus

Työnhakijalla on oikeus saada häntä koskevat tiedot itselleen, maksutta kerran vuodessa. Tiedot toimitetaan kuukauden sisällä pyynnöstä. Tiedot toimitetaan pääsääntöisesti sähköisessä muodossa.

Jos haluat saada tietosi, ota yhteyttä info@voima.info.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun henkilö on itse toimittanut työhakemusrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, henkilöllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja hänellä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään henkilön suostumukseen perustuen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Yrityspalvelu Voima Oy:lle, Työpalvelu Voima Oy:lle tai Voima Rakentaminen Oy:lle ottamalla yhteyttä info@voima.info


Asiakasrekisteri

Henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen seloste Yrityspalvelu Voima Oy:n, Voima Rakentaminen Oy:n ja Työpalvelu Voima Oy:n yhteiselle asiakasrekisterille.

Rekisterinpitäjät

Yrityspalvelu Voima Oy

Y-tunnus: 2409442-7

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Voima Rakentaminen Oy

Y-tunnus: 2749152-4

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Työpalvelu Voima Oy

Y-tunnus: 2516314-8

Hallituskatu 12

13100 Hämeenlinna

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Toimitusjohtaja Hannele Könnömäki

Yrityspalvelu Voima Oy / Voima Rakentaminen Oy / Työpalvelu Voima Oy

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

info@voima.info

Rekisterin nimi

Voiman asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisteriin kerätään tietoja, niitä käsitellään ja säilytetään Yrityspalvelu Voima Oy:n, Voima Rakentaminen Oy:n ja Työpalvelu Voima Oy:n:

  • Asiakassuhteen hoitamista ja kehittämistä sekä toimeksiantojen toteuttamista ja seurantaa varten.
  • Markkinointiviestinnän toteuttamisessa ja kohdentamisessa.
  • Asiakaspalautteen ja tyytyväisyystietojen keräämisessä ja käsittelyssä.

Henkilöiden tietojen kerääminen perustuu rekisterinpitäjien oikeutettuun etuun (liiketoiminnan harjoittaminen). Tietoja käsitellään henkilötietolain (523/1999) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin voidaan kerätä seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Yhteystiedot
  • Tehtävänimike
  • Vastuualue
  • yhteydenottotiedot
  • Viimeisimmästä yhteydenotosta henkilöön tulee kuluneeksi viisi (5) vuotta.
  • Saamme tiedon, että kyseinen henkilö ei enää työskentele yrityksen palveluksessa.
  • Henkilö pyytää tietojensa poistettavaksi asiakasrekisteristä.

Oikeutetun edun perustelut

Henkilön tietojen kerääminen ja käsittely perustuu asiakashankinnan sekä asiakassuhteen hoitamiseen.

Tietojen poistaminen

Henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä, kun

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot Voima saa rekisteröidyltä itseltään, asiakasyrityksen tiedoista tai muista julkisista lähteistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tietoja säilytetään toiminnanohjausjärjestelmässä ja Microsoftin OneDrive-palvelussa.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterin tietojen käsittelyn periaatteet

Asiakasrekisterin tietoja käsitellään sähköisesti ja manuaalisesti. Sähköinen käsittely tapahtuu Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja Voima Rakentaminen Oy:n työntekijöiden tietokoneilla sekä Microsoftin OneDrive -palvelussa.

Rekisterin tietoihin on pääsy toiminnanohjausjärjestelmän teknisillä asiantuntijoilla. Palvelun toimittava yritys on sitoutunut käsittelemään tietoja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti ja heidän henkilöstöllään on voimassa olevat salassapitosopimukset.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu seuraavasti:

  • Yrityksen ovi on lukittuna koko ajan.
  • Yrityksen kannettavat tietokoneet säilytetään lukitussa kaapissa tai vastaavassa työajan ulkopuolella.
  • Pääsy tietokoneille on suojattu vahvalla salasanalla
  • Tietokoneet on suojattu ajantasaisella haittaohjelmistosuojauksella
  • Paperitulosteet ja -muistiinpanot säilytetään työnantajakohtaisissa kansioissa, jotka säilytetään erikseen lukitussa kaapissa.
  • Henkilötietoja sisältäviä tietoja tulostettaessa, täytyy tulostus vapauttaa erikseen tulostimeen syötettävällä henkilökohtaisella salasanalla.
  • Tietoyhteys on suojattu asianmukaisin salauksin.
  • Erityisen arkaluonteiset tiedot on talletettu erilliseen kansioon tietojärjestelmässä, jonne on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on välttämätön tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Paperiset versiot säilytetään erillisessä lukitussa tilassa erillään muista henkilötiedoista.

Koko Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja Voima Rakentaminen Oy:n henkilöstö on koulutettu tietosuojan osalta ja henkilöstö on allekirjoittanut erillisen salassapitosopimuksen henkilötietojen käsittelyn osalta.

Tietojen päivittäminen

Rekisteröidyllä on oikeus ja mahdollisuus päivittää itseään koskevia tietoja ottamalla yhteyttä info@voima.info.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot itselleen, maksutta kerran vuodessa. Tiedot toimitetaan kuukauden sisällä pyynnöstä. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa.

Mikäli haluat saada tietosi, ota yhteyttä info@voima.info.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Yrityspalvelu Voima Oy:lle, Työpalvelu Voima Oy:lle tai Voima Rakentaminen Oy:lle ottamalla yhteyttä info@voima.info


Suorahakurekisteri

Henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen seloste Yrityspalvelu Voima Oy:n, Voima Rakentaminen Oy:n ja Työpalvelu Voima Oy:n yhteiselle suorahakurekisterille.

Rekisterinpitäjät

Yrityspalvelu Voima Oy

Y-tunnus: 2409442-7

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Voima Rakentaminen Oy

Y-tunnus: 2749152-4

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Työpalvelu Voima Oy

Y-tunnus: 2516314-8

Hallituskatu 12

13100 Hämeenlinna

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Toimitusjohtaja Hannele Könnömäki

Yrityspalvelu Voima Oy / Voima Rakentaminen Oy / Työpalvelu Voima Oy

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

info@voima.info

Rekisterin nimi

Voiman suorahakurekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Suorahakurekisteriin kerätään tietoja ja niitä käsitellään sekä säilytetään etsiessämme soveltuvia henkilöitä avoimeen tehtävään. Henkilön kiinnostuessa tehtävästä, häneltä pyydetään suostumus hänen tietojensa siirtämiseen hakemusrekisteriin.

Henkilöiden tietojen kerääminen perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tietoja käsitellään henkilötietolain (523/1999) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Suorahakurekisteriin kerättävät tiedot:

  • Nimi
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Koulutus- ja työhistoria
  • Yksilöityjä taitoja sekä osaamista
  • Henkilön kiinnostus avoinna olevaa työpaikkaa kohtaan
  • Työpaikka on vaikeasti täytettävissä, esimerkiksi erityisen osaamistarpeen vuoksi.
  • Työpaikka on asiakasyrityksessä keskeinen, jolloin tieto rekrytoinnista voi vaikuttaa asiakasyrityksen asiakassuhteisiin, kilpailutilanteeseen, osakemarkkinoihin tai vastaaviin.
  • Sosiaalinen media
  • Uutiset
  • Yritysten www-sivut ja muut julkiset tiedot
  • Yhteystietorekisterit
  • Yrityksen ovi on lukittuna koko ajan.
  • Yrityksen kannettavat tietokoneet säilytetään lukitussa kaapissa tai vastaavassa työajan ulkopuolella.
  • Pääsy tietokoneille on suojattu vahvalla salasanalla.
  • Tietokoneet on suojattu ajantasaisella haittaohjelmistosuojauksella.
  • Paperitulosteet ja -muistiinpanot säilytetään työpaikkakohtaisissa kansioissa, jotka säilytetään erikseen lukitussa kaapissa.
  • Henkilötietoja sisältäviä tietoja tulostettaessa, täytyy tulostus vapauttaa erikseen tulostimeen syötettävällä henkilökohtaisella salasanalla.
  • Tietoyhteys on suojattu asianmukaisin salauksin.

Oikeutetun edun perustelut

Henkilön tietojen kerääminen perustuu oikeutettuun etuun. Tarve tietojen keräämiselle on työpaikan markkinoinnin kohdentaminen potentiaalisille kandidaateille seuraavissa tilanteissa:

Tietojen käsittelystä informointi

Henkilölle, joka on lisätty suorahakulistalle, annetaan tiedoksi, että heidän tietojaan on käsitelty suorahakutoimenpiteissä. Tämä tiedonanto tapahtuu viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on lisätty suorahakulistalle. Tiedonannon yhteydessä hänelle kerrotaan lisäksi, mikäli hänen tietonsa on jo poistettu suorahakurekisteristä.

Tietojen käsittelyn kieltäminen

Ensimmäisen kontaktoinnin yhteydessä henkilöltä kysytään kiinnostusta kyseistä tehtävää kohtaan. Mikäli henkilö ei ole kiinnostunut, tämä tieto merkitään ja häntä ei kontaktoida kyseisen tehtävän osalta uudelleen.

Tietojen poistaminen

Tiedot poistetaan suorahakurekisteristä valintaprosessin päättyessä tai henkilön pyytäessä. Työnhakuun liittyvät tulosteet ja paperiset muistiinpanot tuhotaan kuukauden sisällä työpaikan täyttämisestä laittamalla ne lukittuun tietoturvasäiliöön, josta ne tuhotaan myöhemmin valvotusti, ja josta niitä ei voi enää palauttaa.

Mikäli haluat tietosi poistettavan, ota yhteyttä info@voima.info

Säännönmukaiset tietolähteet

Suorahakurekisterin säännön mukaisia tietolähteitä ovat:

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterin tietojen käsittelyn periaatteet

Suorahakurekisterin tietoja käsitellään sähköisesti ja manuaalisesti. Sähköinen käsittely tapahtuu Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja Voima Rakentaminen Oy:n työntekijöiden tietokoneilla sekä Microsoftin OneDrive -palvelussa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Suorahakurekisterin tiedot on suojattu seuraavasti:

Koko Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja Voima Rakentaminen Oy:n henkilöstö on koulutettu tietosuojan osalta ja henkilöstö on allekirjoittanut erillisen salassapitosopimuksen henkilötietojen käsittelyn osalta.

Tietojen päivittäminen

Henkilöllä on oikeus ja mahdollisuus päivittää itseään koskevia tietoja ottamalla yhteyttä info@voima.info.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot itselleen, maksutta kerran vuodessa. Tiedot toimitetaan kuukauden sisällä pyynnöstä. Tiedot toimitetaan pääsääntöisesti sähköisessä muodossa.

Jos haluat saada tietosi, ota yhteyttä info@voima.info.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun henkilö on itse toimittanut suorahakurekisteriin tietoja, joita käsitellään henkilön antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, henkilöllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään henkilön suostumukseen perustuen, henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Yrityspalvelu Voima Oy:lle, Työpalvelu Voima Oy:lle tai Voima Rakentaminen Oy:lle ottamalla yhteyttä info@voima.info


Työntekijärekisteri

Henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen seloste Yrityspalvelu Voima Oy:n, Voima Rakentaminen Oy:n ja Työpalvelu Voima Oy:n yhteiselle työntekijärekisterille.

Rekisterinpitäjät

Yrityspalvelu Voima Oy

Y-tunnus: 2409442-7

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Voima Rakentaminen Oy

Y-tunnus: 2749152-4

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Työpalvelu Voima Oy

Y-tunnus: 2516314-8

Hallituskatu 12

13100 Hämeenlinna

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Toimitusjohtaja Hannele Könnömäki

Yrityspalvelu Voima Oy / Voima Rakentaminen Oy / Työpalvelu Voima Oy

Åkerlundinkatu 11 C

33100 Tampere

Email: info@voima.info

Rekisterin nimi

Voiman työntekijärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työntekijärekisteriin kerätään tietoja ja niitä käsitellään sekä säilytetään työsuhteen hoitamista sekä työnantajavelvollisuuksien täyttämistä varten.

Tietojen kerääminen perustuu rekisterinpitäjien oikeutettuun etuun (lakiin perustuvat työnantajavelvoitteet). Tietoja käsitellään henkilötietolain (523/1999) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Työntekijärekisteriin kerättävät tiedot:

  • Nimi
  • Valokuva
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Syntymäaika
  • Palkanmaksuun tarvittavat tiedot
    • Työsopimus
    • Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä
    • Tilinumero
    • Verotiedot
    • Tehdyt työtunnit
    • AY-jäsenmaksutiedot
    • Ulosottotiedot
    • Sairauspoissaolotiedot
  • Työhistoria Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja/tai Voima Rakentaminen Oy:n palveluksessa.
  • Voiman työhakemusrekisteristä siirretyt tiedot.
  • Yrityksen ovi on lukittuna koko ajan.
  • Yrityksen kannettavat tietokoneet säilytetään lukitussa kaapissa tai vastaavassa työajan ulkopuolella.
  • Pääsy tietokoneille on suojattu vahvalla salasanalla.
  • Tietokoneet on suojattu ajantasaisella haittaohjelmistosuojauksella.
  • Hakijatietokantaan on lisäksi jokaisella käyttäjällä erillinen salasana.
  • Palkanmaksujärjestelmän on lisäksi jokaisella käyttäjällä erillinen salasana.
  • Paperitulosteet ja -muistiinpanot säilytetään työnantajakohtaisissa kansioissa, jotka säilytetään erikseen lukitussa kaapissa.
  • Henkilötietoja sisältäviä tietoja tulostettaessa, täytyy tulostus vapauttaa erikseen tulostimeen syötettävällä henkilökohtaisella salasanalla.
  • Tietoyhteys on suojattu asianmukaisin salauksin.
  • Erityisen arkaluonteiset tiedot on talletettu erilliseen kansioon tietojärjestelmässä, jonne on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on välttämätön tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Paperiset versiot säilytetään erillisessä lukitussa tilassa erillään muista henkilötiedoista.

Oikeutetun edun perustelut

Henkilön tietojen kerääminen ja käsittely perustuu työnantajavelvoitteiden toteuttamiseen, joista säädetään laissa. Tämän vuoksi rekisteröidyllä ei ole oikeutta kieltää tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojaan poistettavaksi.

Tietojen poistaminen

Tiedot poistetaan työntekijärekisteristä 10 vuoden kuluttua työsuhteen päättymisajankohdasta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan sekä rekisteröidyltä itseltään että työsuhteen hoitamiseen liittyvistä tehtävistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Työntekijärekisterin tietoja säilytetään sekä toiminnanohjausjärjestelmässä että palkanmaksusovelluksessa, jotka molemmat sijaitsevat suomalaisessa pilvipalvelussa. Näiden lisäksi tietoja säilytetään Microsoftin OneDrive-palvelussa.

Tiedot AY-jäsenyydestä, ulosotoista sekä verotiedoista säilytetään ainoastaan palkanlaskentasovelluksessa ja sairauslomien diagnoosit säilytetään lisäksi näistä erillään. Järjestelmiin on rajattu pääsy ainoastaan niitä tarvitseville tahoille.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterin tietojen käsittelyn periaatteet

Työntekijärekisterin tietoja käsitellään sähköisesti ja manuaalisesti. Sähköinen käsittely tapahtuu toiminnanohjausjärjestelmässä, palkanmaksusovelluksessa sekä Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja Voima Rakentaminen Oy:n työntekijöiden tietokoneilla sekä Microsoftin OneDrive -palvelussa.

Pääsy tietoihin on rajattu ainoastaan palkanlaskennasta vastaaville henkilöille sekä työsuhdetta muutoin hoitaville henkilöille. Pääsy tietoihin AY-jäsenyydestä, ulosotoista, verotiedoista sekä sairauslomien diagnooseista on rajattu ainoastaan niille henkilöille, joilla on välttämätön tarve näiden tietojen käsittelyyn.

Rekisterin tietoihin on pääsy toiminnanohjausjärjestelmän sekä palkanmaksusovelluksen teknisillä asiantuntijoilla. Molempien tapauksessa palvelun toimittava yritys on sitoutunut käsittelemään tietoja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti ja heidän henkilöstöllään on voimassa olevat salassapitosopimukset.

Rekisterin tietoja luovutetaan asiakasyritykselle, jossa henkilö työskentelee. Tämä tietojen käsittelyn ulkoistus on kuitenkin rajattu siten, että AY-jäsenyyteen, ulosottoon, verotietoihin ja sairauslomien diagnooseihin liittyviä ei välitetä eteenpäin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Työntekijärekisterin tiedot on suojattu seuraavasti:

Koko Yrityspalvelu Voima Oy:n, Työpalvelu Voima Oy:n ja Voima Rakentaminen Oy:n henkilöstö on koulutettu tietosuojan osalta ja henkilöstö on allekirjoittanut erillisen salassapitosopimuksen henkilötietojen käsittelyn osalta.

Tietojen päivittäminen

Henkilöllä on oikeus ja mahdollisuus päivittää itseään koskevia tietoja ottamalla yhteyttä info@voima.info.

Tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot itselleen, maksutta kerran vuodessa. Tiedot toimitetaan kuukauden sisällä pyynnöstä. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa.

Mikäli haluat saada tietosi, ota yhteyttä info@voima.info.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun henkilö on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, henkilöllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja hänellä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään henkilön suostumukseen perustuen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Yrityspalvelu Voima Oy:lle, Työpalvelu Voima Oy:lle tai Voima Rakentaminen Oy:lle lähettämällä ottamalla yhteyttä info@voima.info